Gastar menos com telefone é algo sempre buscado pelas empresas. Todas querem encontrar formas de vir com uma conta menor ao fim do mês. Primeiro, devido aos custos e, em segundo lugar, porque esse pode ser um fator responsável pela queda da produtividade dos funcionários.
Controlar a ligação pessoal, por exemplo, pode ajudar na redução de custos. Mais que isso, também manter os colaboradores focados no atendimento ao cliente e em outras tarefas. Entretanto, essa redução será viável apenas se houver entendimento completo de quais os custos.
Portanto, a gestão precisa reconhecer os valores. A partir daí, identificar o quanto consegue fazer de economia. Assim, definir os caminhos a seguir. Isso ajuda a reduzir os gastos com telefone na empresa, principalmente na hora de fazer uma ligação importante.
Gastar menos com telefone: 7 dicas para você conseguir isso em sua empresa
1. Controle as ligações pessoais
Esse ponto pode ser visto como algo indesejado por parte dos funcionários em relação ao objetivo de gastar menos com telefone. Entretanto, o controle da ligação revela quantas delas são realizadas e o tempo de cada uma. Assim, dá para mensurar o gasto da empresa e quanto pode acontecer de redução de custos.
Além disso, há também a produtividade. Tempo maior em ligações de cunho pessoal significa menor tempo em tarefas do trabalho ou no atendimento ao cliente. Para não gerar ruído com os colaboradores, a conscientização é importante. Procure orientar sobre a chamada telefônica, mostrando outras formas de comunicação.
Se necessário, forneça um adequado treinamento. É fundamental deixar os colaboradores aptos a utilizar aquilo que é implantado pela companhia. Assim, você alinha atuação e uso de recursos. Os colaboradores então terão consciência que a ligação custa dinheiro e gasta tempo produtivo.
Desse modo, eles passarão a adotar uma postura adequada, segundo os interesses e objetivos de negócio. Além disso, será possível fazer economia em tarefas não relacionadas à atuação empresarial. Portanto, não trazem benefícios diretos para o empreendimento.
2. Utilize uma central telefônica
A utilização de uma central de telefone permite transferir a chamada entre os ramais interligados. São linhas conectadas à conta principal. Assim, a ligação não gera custos e dá para acompanhar quanto cada ramal gasta e ter um extrato detalhado com os números discados, assim como o dia, horário e tempo de conexão.
No caso de grandes empresas, há economia nas ligações internas. Você, por exemplo, consegue falar com colegas sem precisar ir até seus postos, basta uma ligação. Isso então economiza tempo e facilita comunicação. É uma forma de reduzir despesas a longo prazo.
Além disso, tem como melhorar a comunicação interna sem afetar a produtividade. Isso contribui para o engajamento e a colaboração, pois diminui retrabalhos e custos. Portanto, ao adotar a central, reduz os gastos com telefone na empresa, bem como uma redução de custos secundária.
Pesquisa então as principais opções de centrais de telefone. Assim, pode identificar a que melhor atende as necessidades de vendas e atendimento ao cliente. Verifique também questões quanto à utilização e o suporte oferecido para que a transição ocorra de modo simples.
3. Pesquise planos empresariais de operadoras concorrentes
Como as tarifas variam muito de uma operadora para outra, faça pesquisas de preços para garantir que você tenha o melhor valor. Lembre que a demanda do uso do telefone pode variar em certos períodos do dia e até mesmo de um mês para o outro.
Então, outra medida a tomar é analisar sua conta e ver se o plano oferecido é o melhor para o seu estilo de consumo – pode ser para vendas ou atendimento ao cliente, por exemplo. Nesse caso, considere a ligação local, estadual, nacional e até internacional. Também analise na sua conta se os serviços contratados são cobrados corretamente.
Não se esqueça de ficar atento às promoções e à validade dos benefícios para o telefone. Infelizmente, é comum que as empresas não cumpram o que prometem. Assim, aplicam os abatimentos de preço de forma errada ou por período limitado, sem a devida informação ao contratante. Por isso, cote preços em diferentes locais e analise as vantagens.
A grande vantagem dessa ação é evitar que o negócio fique preso a determinadas condições desvantajosas durante uma chamada, por exemplo. Além de tudo, as cotações podem servir como argumentos de negociação de descontos.
4. Contrate uma telefonista
Apesar de não ser uma solução moderna, contratar uma telefonista para realizar as ligações da organização e o repasse aos funcionários pode ser uma forma eficiente de reduzir custos com aquelas feitas de forma particular. Ou seja: isso significará gastar menos com telefone e gerar economia.
Uma profissional então alimentará o registro diário de qual tipo de chamada foi feita. Seja ela nacional ou internacional. Assim, facilita o acompanhamento de gastos no setor. Ela também será responsável por avisar quando qualquer falha no sistema de telefone acontecer.
Com ética na função, a telefonista zela pela imagem da empresa. Por isso, mantém o sigilo na ligação e também na chamada. Uma telefonista então pode ser uma boa forma de otimizar processos internos. Mais que isso, gerar também economia no setor. O ideal, entretanto, é não se basear somente nessa solução.
5. Utilize soluções alternativas para a ligação
Outra maneira de gerar economia é utilizar soluções alternativas, como as chamadas por vídeo e as mensagens de texto. São formas de comunicação interna e podem ser uma facilidade para os clientes. Ao usar esse serviço, é importante ter ferramentas profissionais para registrar a gravar a ligação.
Existem meios de comunicação online que podem servir para que a organização gaste menos com telefone, como as redes sociais, por exemplo. Também incentive a comunicação pela internet com os clientes. Os meios assim podem ser mais eficazes, evitando horas perdidas ao telefone e a economia de tempo ou dinheiro.
Outra ótima possibilidade inclui o uso de plataformas inteligentes e softwares específicos, especialmente aqueles que permitem a integração entre telefonia e computação (CTI). Dessa maneira, o seu empreendimento se mantém atualizado e alinhado às tendências do mercado, ao mesmo tempo em que é possível gastar menos com o telefone. Também há a utilização dos recursos para melhorar vendas e o atendimento ao cliente.
6. Mapeie as necessidades de sua organização
Quais finalidades o uso do telefone tem dentro da empresa? Ele é fundamental para o fechamento de suas transações? Qual é o maior dado referente à chamada: o de nacionais ou internacionais? Responder às perguntas é fundamental para se organizar e planejar mudanças.
Analise todas as suas despesas mensais. Faça um levantamento histórico delas e dos processos desenvolvidos. Assim, identifique a relevância do sistema de telefone para a sua organização. Dessa forma, é possível limitar determinados recursos sem alterar a produtividade nas vendas ou atendimento ao cliente.
Você poderá aplicar a redução de custos antes que uma eventual crise atinja a empresa. Outro benefício desse reconhecimento é que fica muito mais fácil tomar outras decisões no futuro. Principalmente como buscar, continuamente, a diminuição dos gastos sem abrir mão da indispensável qualidade.
Novamente, alguns recursos podem ajudar. As plataformas inteligentes, por exemplo, ajudam a registrar, cruzar e analisar dados sobre a ligação de tal maneira que os padrões sejam identificados e as necessidades, corretamente pontuadas.
7. Dê importância à economia no setor de telefone
Não menospreze os benefícios que a economia com telefone pode trazer para a sua organização. Uma instabilidade econômica (mesmo que passageira) ou as oscilações do mercado demandam boas estratégias das diversas empresas para a gestão de riscos e de dispêndios.
As medidas de contenção não precisam ser drásticas, apenas requerem maior planejamento e ótima visão de mercado. Isso não alterará o desenvolvimento interno, mas fará com que a empresa possa gastar menos com telefone. Caso necessário, contrate um sistemam para gestão, pois traz análises sobre os gastos.
Cada vez mais, as companhias estão procurando formas eficazes para ter redução de custos em todos os departamentos e, principalmente, na chamada telefônica. Esses valores, se distribuídos ao longo do ano, podem se mostrar assustadores e bem pesados. Portanto, o setor precisa ser encarado como estratégia ao negócio.
Toda redução de custos feita melhora a lucratividade e a rentabilidade do empreendimento. Além disso, favorece a realização de investimentos cada vez melhores e focados na otimização de resultados. A telefonia, então, é importante, pois facilita a comunicação entre colaboradores e o atendimento ao cliente. Assim, gera bons negócios.
