Todo empresário já esteve diante de uma situação em que precisava melhorar a produtividade de uma equipe, seja para atender a pedidos maiores, deixar o cliente mais satisfeito e render mais dinheiro. Um fator muito importante, portanto, está em formas de fazer a gestão do tempo.
Nos negócios, por exemplo, pode ser que muitos colaboradores não consigam fazer de modo correto. Isso então pode prejudicar o processo de melhoria do rendimento. Uma alternativa seria analisar os indicadores para saber o que funciona, bem como aquilo que tem dado errado para corrigir.
Gestão do tempo: melhore a produtividade da sua equipe
1. Crie prioridades para os colaboradores
Um dos fatores que atrapalham a capacidade de produção das pessoas é a dificuldade em elencar prioridades. Assim, quando há muitas tarefas a serem executadas, mantenha uma lógica na produção e dê preferência para as mais importantes ou mais curtas, que simplificam o processo dos colaboradores. Quando isso não acontece a pessoa pode ficar confusa, começar tarefas e não terminar ou simplesmente perder um tempo desnecessário decidindo o que fará em seguida.
2. Divida as grandes tarefas
Quando há um grande problema para resolver, é muito comum que os funcionários tenham receio em pegar aquela tarefa. Afinal, ela exigirá trabalho e determinação. Por isso, uma estratégia para facilitar a solução de grandes tarefas é dividi-las em pequenas, para que o funcionário as resolvam sem perceber que o esforço foi grande.
3. Evite a procrastinação nos negócios
Procrastinar é a palavra usada para designar aquela famosa enrolada que todos damos de vez em quando no trabalho. Muitas vezes, é natural que o funcionário precise de um pequeno intervalo para descansar a mente e trabalhar melhor, por exemplo. Entretanto, intervalos muito longos, que causam atrasos na execução de tarefas, devem ser coibidos.
Redes sociais, internet e e-mails, apesar de poderem ser instrumentos de trabalho, devem ser controlados para não afetarem a produtividade. Uma forma de fazer isso é estipular que o seu pessoal não use essas ferramentas durante o horário de serviço, somente nos intervalos. Indicadores que mostram o desempenho podem te ajudar com isso então.
4. Planeje a semana antecipadamente
Peça para que seus funcionários façam uma planilha de planejamento de tema na sexta-feira, organizando as tarefas da semana seguinte. Além disso, ajudam no controle de quanto tempo é destinado para executar cada função, ajuda a medir a produtividade de cada um. Isso faz com que eles tenham uma visão global das tarefas a executar e organizam o fluxo de trabalho.
5. Divida o tempo entre trabalho e lazer
Uma das técnicas mais reconhecidas de gestão do tempo é o método Pomodoro, que ensina a focar no trabalho ou estudo por 25 minutos e um intervalo de 5 a 15 minutos em seguida, para relaxar. No dia a dia, tenha um intervalo de 15 minutos a cada 1 hora e meia de trabalho, pois depois o cérebro tem dificuldades para se concentrar.
Insista para que todos os seus funcionários façam as pausas necessárias para conseguirem produzir melhor, mas exija que todos eles deem o melhor de si quando estiverem executando suas funções. Isso então rende frutos aos negócios, muitas vezes, os indicadores podem indicar quando a pausa é necessária.
6. Utilize a tecnologia a seu favor
Smartphones, planilhas, programas de gerenciamento… As opções de tecnologias para ajudar a aumentar a produtividade são muitas. Pode ser para anotar as reuniões e tarefas no celular para evitar esquecimentos ou então compartilhar documentos no Google Drive. São essenciais para que um empresário tenha noção total da produtividade do seu negócio.
