As tecnologias de comunicação estão sempre evoluindo para permitir o uso de mais ferramentas que facilitem o dia a dia das pessoas. A plataforma de telefonia IP é uma dessas inovações, que trouxeram a possibilidade de transmissão de dados via conexão de rede, tornando os custos de comunicação das empresas mais baixos.
Quem atua em um negócio que tem um alto custo de telefonia ou necessita de mais infraestrutura nas comunicações não pode deixar de conhecer a plataforma. Em suma, ela promete praticidade, segurança e um sinal forte e estável, ao contrário de outras formas de telefonia via internet.
Hoje, por exemplo, um sistema na nuvem ajuda a reduzir custos. Isso porque ele não precisa de muitos equipamentos ou uma estrutura para funcionar. Somente o acesso à internet já basta para o funcionamento da telefonia digital. Desse modo, você vai poder colher os benefícios da tecnologia.
Plataforma de Telefonia IP: entenda o que é essa tecnologia
Denomina-se telefonia IP todo o tipo de comunicação que utiliza um Protocolo de Internet para transmitir voz, fax, vídeo e mensagens de texto.
Por serem feitas por uma rede de dados, as conversas utilizam pacotes de dados com um sistema na nuvem, possibilitando a independência da companhia telefônica. Em outras palavras, isso significa que a empresa terá que pagar apenas pelo plano de transmissão de dados e não mais pelas ligações feitas e dados enviados.
Para seu uso físico, a empresa então pode escolher entre duas opções: a utilização de telefones IP, aparelhos desenvolvidos para utilizar os protocolos desse tipo de telefonia, com conexão por fio ou wireless; ou os softphones, que são softwares instalados em computadores e atuam como telefones.
Outro benefício é ter comunicação entre diferentes unidades da mesma empresa, mesmo que eles sejam em cidades variadas, pelos links da telefonia IP. As tecnologias móveis, como os notebooks, smartphones e tablets também podem ter seus próprios ramais internos, possibilitando assim o atendimento dessas ligações em qualquer lugar.
Outra vantagem clara da plataforma de telefonia IP quando comparada aos telefones convencionais está na questão dos ramais. Desse modo, para conseguir uma nova licença de ramal na companhia telefônica, o usuário deve pagar. No IP, basta dar um comando eletrônico no PABX para a criação dos mesmos, de uma forma rápida e prática.
Mais benefícios da plataforma de telefonia IP
Maior segurança com telefonia digital
Apesar de não requerer uma segurança diferenciada das demais redes de dados, essa programação fica a critério do proprietário. Em outras palavras, se você trabalhar com dados sigilosos em suas ligações, pode pedir para a equipe de informática se dedicar a isso por meio do sistema na nuvem.
Nas linhas telefônicas convencionais, esse ajuste não é possível, deixando assim o usuário à mercê de grampos, invasões e outros problemas do tipo.
Centralização da responsabilidade
Quando o protocolo de telefonia IP é utilizado na empresa, cabe à equipe responsável pela rede de dados (normalmente na área de TI ou informática) fazer a manutenção dos telefones. Isso significa então que caso haja a necessidade de qualquer atualização, não é preciso chamar um técnico externo.
Aumento da mobilidade da equipe
O protocolo é excelente para equipes móveis, pois elimina a necessidade de fios para prover ramais. Com isso, é possível ter comunicação via aparelhos móveis e até mesmo entre filiais de duas cidades diferentes sem pagar nada a mais por isso. Essa flexibilidade também ajuda quem tem colaboradores externos, já que é possível fazer uma conferência a qualquer momento.
Compatibilidade com diversos sistemas
Por ser uma plataforma de tecnologia, não um serviço, a telefonia IP permite integração com outros serviços e sistemas. Isso significa portanto que ela pode ser usada em computadores e aparelhos móveis com qualquer sistema operacional, seja ele iOS, Windows ou Android, sem dificuldade.
A tecnologia open source também permite que a empresa desenvolva ou contrate ferramentas específicas para atender suas necessidades, como a gravação de chamadas, por exemplo.
Possibilidade de avaliação do atendimento
Por ser uma plataforma digital, a telefonia IP oferece ainda a possibilidade de criar de relatórios, que ajudam o administrador a verificar o trabalho. Assim, dá para descobrir o tempo que eles ficam no telefone, se todas as ligações estão sendo atendidas e até verificar se os atendimentos são feitos da forma correta, caso opte por gravar as ligações.
Instalação da telefonia digital
Um dos benefícios da utilização da tecnologia IP é que ela é fácil de instalar, podendo ser feita diretamente na empresa. Antes de fazer o procedimento, entretanto, é imprescindível decidir e avaliar alguns pontos:
Como é o sinal da rede de dados?
Embora o número de ramais seja livre, é importante que a banda de tráfego seja suficiente para garantir um bom sinal caso todos estejam funcionando simultaneamente.
Como serão os terminais?
Defina assim se a sua empresa vai utilizar hardphones, softphones ou adaptadores da tecnologia.
Como será feita a distribuição de chamadas?
Aqui, a empresa acerta se a central de ligações vai ser um dispositivo físico ou na nuvem. Então, também há a opção de montar uma central híbrida.
Quem será responsável pela instalação?
Defina a empresa que fará a instalação. É importante então contar com apoio experiente nesse processo, especialmente se a rede de telefonia da sua empresa exigir uma infraestrutura mais complexa. Essa empresa também poderá fornecer treinamento para que a sua equipe de TI ajude na manutenção da rede de dados.
Custos do sistema na nuvem
Estima-se que a plataforma de telefonia IP seja capaz de reduzir em até 60% o gasto das empresas com sistemas de comunicação. Isso é possível porque, após o aporte inicial para adaptação do sistema, as despesas se baseiam principalmente no pagamento do provedor de conexão.
A plataforma de telefonia IP já revolucionou a forma que a comunicação é feita nas empresas. Além disso, ela abre um mundo de possibilidades de transmissão de dados para as empresas, se tornando essencial para facilitar o diálogo e reduzir as distâncias para a expansão do negócio por meio da telefonia.
