A telefonia responde por um dos mais relevantes custos de uma empresa. Quando há vários contratos, também incidem tarifas e os gastos podem ser ainda maiores. Sem uma gestão de telefonia, as despesas saem do controle. Assim, vai afetar os números e também resultados dentro do negócio.
Para evitar prejuízos e encontrar a melhor forma de acompanhar os custos, o gerenciamento é indispensável. Principalmente para quem tem muitos contratos, a etapa é útil para verificar quais são os gastos com telefonia, como é sua distribuição e o que pode ser otimizado.
Telefonia: como controlar custos e tarifação com uma boa gestão
Identifique todos os contratos ativos
Muitas vezes, um acordo de serviço de telefonia perde a vigência sem que o gerenciamento tenha visualização sobre isso. Como resultado, há uma incoerência entre o valor pago e o planejado, o que contribui para a confusão nas contas. Assim, dá para traçar onde deve ser feita a economia.
A melhor maneira de evitar esse tipo de problema, é começar a gestão de telefonia pelo mapeamento de contratos e faturas. Assim, identifique os serviços ativos, seus custos, tarifas e demais condições. Especialmente em empresas com contratações pulverizadas, como filiais e a matriz. Colete assim todos os dados referentes aos gastos.
Faça um controle segmentado das despesas de telefonia
Depois de reconhecer quais são os elementos que permanecem ativos, chega o momento de verificar os valores que envolvem as transações. Planos quitados de maneira pré-paga entram no orçamento de forma automática, mas os pós-pagos exigem mais atenção. O volume de chamadas ou de serviços utilizados podem aumentar a conta, por exemplo.
Para melhor visualização e controle de custos e de tarifação, o ideal é fazer um acompanhamento segmentado para a gestão de telefonia. Identifique, a princípio, quais são os gastos gerais com cada operadora ou empresa prestadora de serviço. Em seguida, faça uma análise detalhada de cada filial.
Em um televendas e também em um call center, faz sentido até verificar os custos designados para a equipe ou agente. Dessa forma, é possível identificar fontes de desperdício ou oportunidades para obter uma negociação mais vantajosa.
Identifique o atendimento aos níveis de serviço
O mesmo serviço de telefonia pode ser caro ou barato, dependendo do nível de aplicação atendido. Se a empresa tem um plano com minutos pré-contratados e a operadora está sempre indisponível, por exemplo, a despesa é ainda mais alta. Assim como um serviço de PABX que não funciona como deveria e leva à perda de oportunidades em televendas.
Por isso, a gestão de telefonia não deve olhar apenas para os preços. É necessário identificar quais são as relações de custo-benefício, o atendimento às condições de contrato e a geração de oportunidades para o negócio. Dessa forma, há como definir se mantém certos acordos que compensem para a economia.
Integre a tecnologia à gestão de telefonia
A verdade é que, em uma empresa com muitos contratos, fazer o gerenciamento de forma manual é quase impossível. A grande quantidade de informações gera uma dificuldade extra, então é válido pensar em soluções de tecnologia para organizar e gerar economia. A Telefonia na Nuvem, por exemplo, ajuda bastante.
Por meio de uma plataforma de comunicação, você terá todos os custos centralizados e com fácil acesso. A ferramenta garante assim a integração entre departamentos, filiais e matriz. Além disso, faz um gerenciamento automático. Sem precisar entrar com dados de maneira manual, os resultados são mais confiáveis e fáceis de trabalhar nas televendas.
Hoje, a Telefonia na Nuvem dispensa uso de muitos equipamentos ou de uma estrutura. Somente ter acesso à internet já ajuda. Assim, aumenta as televendas e ainda ajuda no controle de custos para a economia. Dá para obter um gerenciamento eficaz por meio da Telefonia na Nuvem.
